Cuando hablamos de la administracion, nos referimos a la manera en que invertimos o utilizamos nuestro tiempo para poder cumplir todas nuestras obligaciones y objetivos. De la forma como nos organicemos depende que tan productivos o improductivos podemos volvernos en la vida personal como en el ámbito laboral.
De modo que conocer las técnicas de administración del tiempo, te permitirá establecer horarios y planificarte en tus actividades.
Así, que la diferencia entre las personas que logran sus objetivos de las que no; viene dado que los primeros han desarrollado la habilidad de administrar su tiempo sin permitir que los elementos distractores consuman este recurso limitado.
Que es la Administración del Tiempo:
La administración del tiempo se refiere a la capacidad que tenemos de organizarnos, con la finalidad de cumplir nuestras metas y objetivos. En consecuencia, digamos el uso que se le da al tiempo, conociendo que el mismo, no se ahorra, no retrocede.
Para la mayoría de las personas, el tiempo dedicado al trabajo representa el mayor % de su tiempo diario, por ello, es necesario, detenernos a pensar acerca del uso que le damos a nuestro tiempo restante. Podemos orientar este análisis a como actuamos para obtener el máximo beneficio del tiempo disponible.
Técnicas para Administración del Tiempo.
Planifica tus actividades.
Está demostrado que el tiempo invertido en la planificación de las actividades ahorra cuatro veces ese tiempo al momento de su ejecución.
Es recomendable utilizar los últimos 20 minutos de la jornada laboral en planificar el día siguiente.
No siempre podrás cumplir las actividades tal y como las planificas, pero debes esforzarte dentro de lo posible por respetar esas actividades y los compromisos establecidos. Algunas podrás reagendarlas, pero no todas.
Usa una agenda.
En ella harás una lista de todas las tareas y objetivos que tienes planeado alcanzar , en forma organizada durante el día o la semana para que evites los olvidos y la improductividad.
Asegúrate de revisarlo constantemente y vuelve a agendar aquellas tareas que por diferentes causas no has podido cumplir.
Del mismo modo, debes ser sincero contigo al momento de realizar la planificación de tus actividades en la agenda, de nada sirve apuntar actividades que sabes que no podrás cumplir o apuntar actividades solo para tener una agenda apretada.
Divide tus Actividades.
Si clasificas tus actividades de acuerdo a su nivel de urgencia e importancia
Importante y Urgente:
Como su nombre lo indica en esta clasificación debes colocar todas aquellas tareas que tienen una incidencia importante en tu vida personal o laboral, cuya consecuencia influye de forma directa en el logro de la meta y que además requieren un grado de prontitud, celeridad y que en definitiva no se pueden postergar. Por Ejemplo: llamar a un cliente para cerrar una venta.
Importantes:
Son aquellas actividades que influyen directamente en logro de tus metas, las que te acercan cada vez más a conseguir los objetivos. Pero que no tienen una fecha límite para realizarlas.
Por ejemplo: Redactar un nuevo script de ventas para captar leads
Urgentes:
Son las actividades que requieren un grado de prontitud, celeridad y que en definitiva no se pueden postergar. Pero su consecuencia directa no tiene un grado de importancia significativo sobre el logro de tus metas.
Por ejemplo: Enviar un correo de reporte a tu Jefe.
No es urgente ni es Importante
Lo que no es urgente ni importante son todas las actividades que forman parte de nuestro día a día pero no tienen influencia directa en el logro de los objetivos ni tienen fechas límite para realizarlas.
Hay que estar muy pendiente de no dejar fuera de agenda estas actividades porque podríamos caer en el error de concentrarnos solo en nuestros logros y dejar de lado aspectos de nuestra vida que nos dan satisfacción.
Por ejemplo: Leer un buen libro. No es urgente ni es importante pero es algo que debemos hacer, o salir con los amigos, compartir con la familia, etc.
En consecuencia, para poder clasificar las tareas, entre urgentes e importantes es necesario que tengas bien definidos tus objetivos y puedas responder a la siguiente pregunta.
¿Cuál de las tareas me lleva más cerca al logro de mis metas?
Y a partir de allí será, por ende, más sencillo clasificarlas.
Esta técnica puede ser muy útil para organizar tus metas y evitar enloquecer queriendo organizar y anotar todo sin ninguna orientación.
En la administración del tiempo. Evalúa los límites de tiempo
Otro aspecto muy importante de realizar esta clasificación es que te permitirá saber un máximo de tiempo a emplear en cada actividad o trabajo que debas realizar, y lo puedes determinar por la naturaleza de la misma, sabiendo que una tarea urgente puede necesitar solo diez minutos y una tarea importante tres horas.
Por eso, recuerde que urgente no es igual a importante. Urgente se refiere a que es algo que debe solucionarse de forma rápida Importante se refiere a que algo que merece el tiempo, la dedicación y atención de alguien por su valor o impacto en otros.
Delega las actividades más no la responsabilidad.
Una de las ventajas de ser parte de un buen equipo de trabajo radica en que dependiendo de las competencias de cada integrante se pueden delegar o distribuir las tareas ya fijadas. Ten en cuenta que puedes delegar las actividades de acuerdo a su grado de Urgencia o Importancia, sin embargo sigues siendo responsable de su cumplimiento.
Por lo que debes incorporar en tu agenda la tarea de hacer seguimiento a las actividades delegadas.
Evita las distracciones.
Los principales enemigos de la administración del tiempo, son los elementos distractores, no es fácil identificar qué es lo que te distrae, por eso, es muy importante para una administración del tiempo eficiente, organizar nuestras prioridades y enfocarnos en el cumplimiento de nuestro objetivo.
La siguiente lista de distractores podría ayudarte a identificar cual es el que te afecta.
Elementos distractores en Administración del Tiempo:
Redes sociales:
Las redes sociales son sin duda una herramienta indispensable para el impulso en la venta de cualquier producto o servicio, pero si te dejas llevar por la tentación, sin darte cuenta estarás perdiendo horas valiosas de tu día consumiendo contenido realmente inservible.
Muchas responsabilidades y poco tiempo:
Aceptar todo tipo de responsabilidades o comprometerte con las personas que te rodean por lo general terminan causando que tu agenda se llene de actividades que no podrás realizar y terminan quitando tiempo a las actividades importantes.
Interrupciones
Sabemos que las interrupciones en el lugar de trabajo o durante la ejecución de tus actividades son cortas, pero es precisamente por eso, es difícil detectar que se han convertido en un importante elemento distractor.
Si sumas el tiempo que has dedicado a todas las interrupciones notarás con más visibilidad el tiempo perdido.
Visitas no programadas
Forman parte de las interrupciones pero con la diferencia de que consumen mucho más tiempo importante, las visitas no programadas aunque sean agradables pueden causar la pérdida de tiempo para la ejecución de actividades urgentes e importantes.
Falta de organización para las reuniones
La reuniones son sin duda de gran importancia para alinear los objetivos con todo el equipo de trabajo, sin embargo una reunión podría considerarse como un actividad Importante, que no es urgente y mucho menos urgente e importante a menos que sea producto de una contingencia.
Pero por lo general las reuniones pueden programarse y pueden estar perfectamente dentro de tu agenda. Así que evita realizar o asistir a reuniones fuera de tu programación que no tengan incidencia directa en el logro de tus metas.
Beneficios de la Administración del Tiempo en el lugar de trabajo.
Incremento de la productividad y eficiencia
La buena administración del tiempo nos ayuda a conseguir más con menos esfuerzo, en los call center cuando un teleoperador, coordinador o supervisor logra desarrollar la habilidad de administrar su tiempo, su capacidad de concentración indudablemente mejora y su nivel de eficiencia.
Esto también le permite cumplir con las responsabilidades con mucha más rapidez y sacando el mejor provecho de la jornada de trabajo.
Cumplir con las tareas en menos tiempo
Una buena administración del tiempo permite a cada empleado cumplir con las las tareas que tiene asignadas diariamente.
En consecuencia, alcanzar las metas diarias, genera una sensación de bienestar y satisfacción porque se está cumpliendo con los objetivos. Seguido de un incremento de la motivación por asistir al puesto de trabajo, lo que se traduce en disminución del ausentismo y aumento de la rentabilidad.
Buena reputación laboral
Una buena administración del tiempo nos ayuda a ser mas eficientes en nuestro puesto de trabajo. Lograr desarrollar esta habilidad nos orienta a seguir creciendo de forma profesional porque teniendo una perspectiva clara, se hace fácil tomar las decisiones que nos benefician en nuestro crecimiento y en el desenvolvimiento de nuestras funciones. Dejando a nuestro paso un acumulado de buenas opiniones y percepciones sobre nuestro trabajo.
La administración del tiempo mejora la calidad de vida
Cuando el empleado de Call Center logra administrar su trabajo a tiempo, reduce la sensación desagradable de presión, baja el nivel de estrés y se viven los días con más fuerzas y mejor actitud para afrontar las responsabilidades, desarrollando nuevos métodos para lograr las metas eficazmente.
Esto ocurre aún más en el trabajo de Telemarketing. Organizar el tiempo para hacer las llamadas y luego el seguimiento de los Leds, reduce el estrés laboral, y aporta una ayuda importante para el cierre de ventas efectivas.
Demostramos nuestro potencial
Si tenemos la capacidad de administrar nuestro tiempo, es un buen indicativo de que somos capaces de conseguir resultados. No solo a nivel individual, sino que también probamos nuestro liderazgo en el equipo, incentivándolos a ser mucho más productivos.
Recomendaciones para la Administración del Tiempo:
Puedes planificar todas tus actividades en la agenda, sobre todo las que te van a quitar tiempo.
Aprender a decir que no a otras actividades, si sabes, que te van a robar tiempo valioso.
También, sería muy útil ser directo e ir al grano, con simpatía.
Haga uso correcto de las herramientas digitales, es decir, evite distraerse con los correos y redes sociales.
Antes de llevar a cabo reuniones de trabajo, deben estructurarla y definir los puntos a tratar para que no se vuelvan improductivas.
Cuando tengas que realizar una tarea, no le dé vueltas, llévela a cabo y cierra ese ciclo para avanzar a las próximas.
Evitar el uso excesivo de los celulares, ya que, son los principales elementos de distracción.
Utilizar una herramienta sencilla para apuntar las actividades, de modo que, sea fácil para revisar al menos tres veces al día y estar al corriente de los trabajos pendientes.
