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Formato de asistencia en Excel

24 agosto, 2019

En esta entrada explicaremos de una forma sencilla como hacer un Formato de asistencia en Excel para llevar el control de la asistencia de tus Operadores de Call Center, aunque también aplica para todas las empresas donde se deba controlar la asistencia del personal.

Importancia del Archivo

Este Formato nos permite simplificar nuestro trabajo y ahorrar tiempo al momento de obtener los datos, tiempo que podemos utilizar para el Feedback y hacer seguimiento a los ejecutivos que se encuentren desviados.

Si ya tienes conocimientos de Excel este es un procedimiento simple en caso contrario te recomendamos primero realizar nuestro curso gratuito de Excel Básico donde aprenderás en pocos minutos como utilizar esta potente herramienta.

Si necesitas más conocimientos de excel para mejorar tus reportes te recomendamos

Abrir y guardar el libro de Excel

Para empezar a realizar el formato vamos a abrir un libro de Excel y guárdalo con el nombre formato de Asistencia.

Esto con el propósito de mantener un orden en nuestros formato de asistencia en excel, es recomendable ir guardando cada archivo en una carpeta dentro de nuestro ordenador ya que esta data histórica podría sernos útil en el futuro. Proponemos crear una carpeta y llamarla Archivos de asistencia y allí guardar las asistencias mes a  mes.

Crear la Base de Datos

Ya con el libro de excel abierto y guardado,  En la hoja 1 de nuestro libro vamos a pegar nuestra Base de datos, o listado de empleados (si no se tiene un listado de empleados podemos crear la tabla), cambiamos el nombre de la hoja1  a Base de datos. Debe quedar así:

Formato de asistencia en excel

Si nuestra Base de datos tiene muchas columnas vamos a copiar los las columnas que son relevantes para el control de asistencia como el Nombre, Identificación, Horario, Turno, Rotación, en caso de que llevemos ejecutivos de otros equipos agregamos el nombre del supervisor.

Es importante tener la Base de Datos en una Hoja aparte para poder modificarla sin modificar nuestro archivo de asistencia, recuerden que al final del mes, el archivo de asistencia debe quedar exactamente como empezó para poder llevar registros históricos (% Rotación, Ausentismo histórico, entre otros.)

Luego en la Hoja 2 creamos nuestra tabla para el control de asistencia:

Cambiamos el nombre de la hoja 2 por Asistencia del mes xxxx (en este ejemplo colocaremos diciembre)

Sugerimos copiar y pegar las columnas de nuestra base de datos y pegarlas en la hoja 2 donde realizaremos la tabla.

El siguiente Video Muestra una explicación practica de cómo realizar nuestro archivo de asistencia en Excel:

Siempre es necesario hacer una tabla dinámica para mejorar nuestros reportes por lo que te también te recomendamos leer:

Crear el Calendario

Ahora debemos agregar el calendario a la tabla, colocando cada día del mes en cuestión, debemos colocar el día en letras y números para mejor control.

Agregamos una fila en la parte superior de la tabla, seleccionamos la fila 1 y hacemos click derecho en el mouse para insertar fila.

Luego colocamos los  días del mes empezando por el día  1 y debe seguir así hasta el 31 y en la fila de abajo colocamos la inicial de los días de la semana empezando por el día que le corresponda al 1 en este caso el sábado con la letra S. (El miércoles lo señalamos con MM)

Para ajustar el ancho de las columnas de los días de la semana seleccionamos totas las columnas que contienen los días, luego posicionamos el cursor en la separación de las columnas y cuando cambie de forma hacemos doble click.

También podemos cambiar el ancho, una vez seleccionadas las columnas y posicionados en la separación hacer un click y sin soltar el botón del mouse arrastrar hasta conseguir el ancho deseado.

Se debe Ver así:

El siguiente Video Muestra una explicación practica de cómo realizar nuestro archivo de asistencia en Excel:

Crear la Leyenda

Ahora crearemos una Leyenda para poder identificar cada motivo dentro de nuestra tabla de asistencia.

Asignaremos una identificación a cada concepto:

X  Para los que asisten

I  Para las inasistencias

R  Para los reposos

PR  Para los permisos remunerados

PNR  Para los permisos no remunerados

V   Para las vacaciones

RET  Para los Egresos

L  para los días libres

Hacer esto es sumamente importante  ya que todas las fórmulas que utilicemos para el cálculo de las estadísticas estarán ligadas a la leyenda. Podemos ubicar el cuadro de la leyenda en cualquier parte de la hoja e incluso en otra Hoja

En nuestro ejemplo ubicaremos la leyenda en para inferior de nuestra tabla y debe verse de la siguiente manera:

Ya tenemos nuestro archivo de asistencia listo y podemos proceder a cargar la información día a día. Es recomendable hacerlo al comienzo de la jornada para poder generar el % de ausentismo y comunicarse con los ejecutivos que no están presentes.

Hemos agregado colores a la leyenda para que resulte más sencillo a la vista ubicar las inasistencias y reposos, esto podemos hacerlo automático al momento del llenado de información utilizando el Formato Condicional.

Formato Condicional

El formato condicional nos permite colocar el relleno de color a la celda automáticamente. Con esto cada vez que escribamos la letra que describe el concepto de nuestra leyenda en nuestra tabla de asistencia,  el relleno de la celda cambiará de color de acuerdo al que le asignemos.

Para Agregar un formato condicional, primero seleccionamos toda el área donde deseamos agregar el formato, en este caso, seleccionamos el área interna de nuestra tabla donde vamos a llenar la información tal como muestra la imagen, luego en el menú inicio buscamos, la opción de formato condicional, hacemos click y luego seleccionamos nueva regla.

Después de esto colocamos en el rectángulo de al lado la identificación de nuestra leyenda a la que le queremos agregar un formato condicional, en este caso empezamos por la letra I que describe las inasistencias y que queremos que se rellene en rojo automáticamente cuando la escribamos, luego de escribir la letra hacemos clik en el botón de formato para asignar el color. Como ven seleccionamos el rojo, y hacemos click en aceptar.

formato de asistencia

Con esto hemos agregado el formato condicional solo para el caso de las inasistencias, para hacerlo con el reto de los conceptos debemos repetir el procedimiento, recomendamos solo hacerlo con Inasistencias y reposos para evitar sobrecargar el archivo con colores.

Ahora si  ya podemos empezar a cargar nuestra asistencia del día a día.

En la próxima entrada explicaremos como insertar fórmulas para calcular el ausentismo de forma automática.

Hasta ahora nuestro archivo debe verse así:

El siguiente Video Muestra una explicación practica de cómo realizar nuestro archivo de asistencia en Excel:

Con esto ya tienes un formato de asistencia para el control del ausentismo en excel.

Te recomendamos ver la siguiente publicación donde explicamos como agregar las formulas para el cálculo automático del indicador de ausentismo laboral.

Fórmulas en excel para cálculo de ausentismo AQUÍ