Si aún no estás familiarizado del todo con la utilidad de google drive y las ventajas que ofrece tanto en lo personal como en lo profesional, te invito a leer este artículo y a realizar nuestro curso de google drive gratuito.
En este artículo, entre otras cosas, voy a comentarte las ventajas ocultas de google drive y algunos ejemplos de uso que probablemente no hayas tomado en cuenta.
Empecemos por una definición simple de google drive
Qué es google drive
Google Drive es un servicio de almacenamiento en línea compuesto por un conjunto de aplicaciones para trabajos ofimáticos muy similares a las aplicaciones que nos proporciona Microsoft Office.
Con la gran diferencia de que todos los archivos que generemos en google drive quedan automáticamente guardados en la nube. Por lo que podemos acceder a ellos desde cualquier lugar y dispositivo, así como compartirlos con facilidad y dar accesos a otras personas para trabajar en el mismo archivo simultáneamente. Existen muchas tareas que podemos realizar en el drive de google y que veremos en detalle a lo largo de nuestro curso de google drive gratis.
Ventajas de google drive
Son muchas las ventajas que nos da Google Drive pero voy a partir del hecho de que todo se hace Online por lo que no necesitas tener instalada aplicación alguna en tu ordenador.
- Todos los aplicativos de Google drive son gratuitos con un límite de almacenamiento de 15 Gb que pueden ampliarse realizando un pago. Pero para un uso particular 15 Gb son más que suficiente.
- Aparte de las aplicaciones ofimáticas como documentos (word) hojas de cálculo (excel) y presentaciones (powerpoint) permite crear carpetas para almacenar y subir archivos de cualquier tipo.
- Por si fuera poco, podemos producir y modificar documentos en línea en diferentes formatos de procesador de textos, planillas de cálculo, pdf, editor de diapositivas. También se pueden elaborar formularios para encuestas, exámenes etc. Editar e insertar dibujos e imágenes.
- En lo personal aparte de todos los archivos y documentos que puedo guardar en google drive, el punto más importante es que nos da la capacidad de compartir esos documentos con cualquier persona, ya sea colaboradores, compañeros de trabajo, clientes, estudiantes y nos permite trabajar en esos archivos de forma simultánea para que cada uno haga sus propias modificaciones y actualizaciones. A que es genial.
Para qué sirve google drive
Para qué sirve google drive? si ya estás familiarizado con el Office de Microsoft, entonces goolge drive sirve para todo!! y lo digo casi sin exagerar.
Como hemos mencionado en las ventajas de google drive, puedes crear en línea todo tipo de documentos de texto, presentaciones y hojas de cálculo pero eso no es todo.
Además puedes crear formularios de tipo encuesta o solicitudes que puedes vincular a una hoja de cálculo para que se actualice de forma automática.
Al mismo tiempo puedes compartir esa hoja para que cada uno de tus colaboradores tengan acceso y pueda trabajar con esa información.
Y este es solo un ejemplo más adelante te daré más ejemplos de usos de google drive.
Puedes crear carpetas para separar tus archivos, otorgar permisos para cada tipo de usuarios, algunos solo podrán ver el archivo, otros solo ver y comentar y otros tendrán acceso total.
Además puedes subir archivos y compartir solo la URL para descargar sin necesidad de que la persona que lo recibe tenga una sesión iniciada.
Y qué pasa con los documentos de office en google drive.
Pues funcionan de maravilla…
Contrario a lo que se piensa en la hoja de cálculo de google puedes hacer prácticamente todo lo que se hace en el excel de Microsoft, con algunas pocas excepciones claro está. Pero si tu nivel de excel es, abro comillas, “avanzado”, con toda seguridad googledrive cumplirá tus expectativas.
Con las nuevas actualizaciones de google drive incluso podemos hacer macros y tablas dinámicas.
Eso sí, los comandos y opciones lógicamente se encuentran en posiciones distintas a tu excel tradicional. Pero todo te lo explicaremos en nuestro curso de google drive.
En cuanto al Word de google drive (Documentos de google) también está genial, nada más la opción de buscar imágenes e insertarlas directamente de Pixabay (libres de derecho) es una maravilla sobre todo para quienes elaboran documentos tipo dossier.
Luego tenemos la tranquilidad de que todos los cambios se actualizan casi inmediatamente por lo que te olvidarás de ese lamentable “ No lo había guardado”.
La opción de dictado por voz, funciona muy bien de hecho, la he probado mientras escribía en este artículo, así que puedo dar fé de que funciona perfectamente, prácticamente no tienes que teclear salvo para colocar algunos caracteres especiales y dar formato. El resto tienes que probarlo.
Olvidaba mencionar la cantidad de complementos gratuitos para documentos de google que puedes instalar en tu drive y que harán mucho más sencilla la creación de proyectos profesionales.
No me voy a extender demasiado con las presentaciones de google drive, más que decir que funciona muy bien para hacer presentaciones de resultados y vincularlas con las hojas de cálculo. en nuestro curso de google drive tendrás una explicación más detallada.
Qué podemos hacer en google drive.
Voy a darte algunos ejemplos de lo que podemos hacer en google drive, basados en mi experiencia profesional con esta importante herramienta. Pero está demás decir que sus aplicaciones en el ámbito laboral y personal son casi ilimitadas.
Scripts o guiones de ventas compartidos
En campañas de ventas evitamos el uso de papel permitiendo el acceso a google drive sin necesidad de instalar ningún software en el ordenador. Los ejecutivos de ventas tienen acceso de lectura al archivo y reciben cualquier modificación de forma automática, (Nosotros constantemente actualizamos los scripts de ventas) solo basta informales del cambio unos minutos para su lectura y continúa el trabajo.
Para los nuevos ingresos es fenomenal porque no tienen que llevar el papel simplemente acceden al guión desde su móvil y lo estudian donde quieran.
Bases de datos compartidas
Aunque existen CRM muy potentes para el control de las ventas, por lo general terminamos haciendo un listado de leads en excel, tal vez por comodidad, pero cualquiera sea la causa “comodidad” o porque no se disponga de un CRM un hoja de cálculo compartida funciona muy bien. Se pueden asignar los leads en un mismo listado y cada ejecutivo los gestiona y actualiza en tiempo real. Esto es ideal para el analista de BDD porque puede hacer las correcciones de forma inmediata sin esperar a que termine la jornada.
Presentaciones de resultados compartidas
Compartimos presentaciones con el personal enviando solo el enlace de nuestro archivo, y si hay que hacer una corrección se actualiza para todos en tiempo real.. ya no más Fe de erratas en las presentaciones de resultados.
Otros ejemplos de uso para Googgle drive.
Como estas hay muchas otras cosas que podemos hacer en google drive, en nuestro caso usamos los formularios de google para algunos asuntos de Recursos Humanos como solicitudes de constancias, quejas, encuestas y requerimientos. Información que se actualiza de forma automática en su respectiva hoja de cálculo y nos da indicadores.
Todos los procesos están publicados en el Drive y cada empleado tiene acceso de lectura al proceso que le corresponde. Como google drive además te permite crear una web interna ahora el drive es nuestra intranet, con la ventaja de que los empleados pueden acceder a ella desde cualquier lugar.
En conclusión tanto en lo laboral como en lo personal google drive es a un modo muy personal la herramienta gratuita para la gestión de documentos más eficiente, sus múltiples usos y complementos a disposición, la hacen actualmente casi indispensable para las empresas y emprendedores.
Si aún no estás familiarizado con todas las ventajas que ofrece esta herramienta de google te invito a registrarte de forma gratuita en nuestra aula virtual y empezar a formarte con nuestro curso de google drive.
Contenido del curso de google drive
Nuestro curso de google drive proviene de una fuente externa auclic.net, hemos decidido tomarlo y ajustarlo a nuestra aula virtual ya que proporciona los conocimientos necesarios para introducirte al uso de esta importante herramienta de gestión.
Lección 1 Introducción. Qué es y para qué sirve Google Drive
Lección 2. Trabajar en Doogle Drive
En esta lección aprenderemos a dar uso a las opciones que nos proporciona google drive, aprenderemos a crear carpetas y subcarpetas, gestionar archivos, como subir archivos desde nuestro ordenador y cómo descargarlos.
Lección 3 Crear, abrir, buscar y ver detalles de archivos
En la Lección 3 aprenderemos a administrar los archivos en google drive. Crear y abrir archivos, previsualizar y buscar en archivos y carpetas y ver detalles de los archivos.
Veremos cómo crear documentos, cambiarles el título. Abrir archivos de Drive y de Office. Abrir imágenes. Buscar en los archivos de Drive por varios criterios (fecha, propietario, tipo). Buscar dentro del contenido.
Lección 4 Copiar, mover, renombrar, destacar y borrar archivos
Seguiremos viendo como gestionar archivos. Copiar, mover, renombrar, destacar y borrar archivos.
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