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Fórmulas en Excel para el control de Ausentismo

2 agosto, 2019
formulas en excel para ausentismo

El control de Ausentismo se realiza mejor cuando utilizamos las herramientas de ofimática que nos permiten llevar un registro detallado de la asistencia del personal.

No solo basta con tener un archivo de asistencia en Excel, además de eso es necesario agregar las fórmulas necesarias para que realice todos los cálculos de forma automática y nos deje más tiempo para aplicar las acciones que permitan controlar el indice de Ausentismo.

Archivo de excel para el control de Ausentismo

Recordemos que para insertar una formula en Excel, deben posicionarse sobre la celda donde quieren insertar la fórmula (en la celda que aparecerá el resultado) luego pueden ir al menú Fórmula y luego hacer click en el primer ícono que dice Insertar Función, cada grupo de fórmulas se encuentra dentro de una categoría, la que aparece por defecto es Usadas recientemente, pero si desplegamos podemos ver el resto de las categorías como: Financieras, estadísticas etc …

ventana de formulas para insertar en el formato de asistencia

Si deseas tener más conocimientos de excel te recomendamos leer:

Fórmulas que utilizaremos para el control de Ausentismo

CONTAR.SI (se encuentra dentro de la categoría Estadísticas): Esta fórmula cuenta las celdas que coincidan con la condición dada dentro de un Rango. Esta fórmula nos contará la cantidad de veces que aparezca AI / SSO / PNR  dentro del rango que seleccionemos, el rango es todo el espacio que tenemos en la tabla para colocar la información.

SUMA (se encuentra dentro de la categoría Matemáticas y Trigonometría): Esta fórmula suma todos los números que se encuentren en el rango de celdas que seleccionemos.

formulas excel para calculo de ausentismo

Fórmulas hechas a mano: Utilizaremos otras fórmulas para sumar, restar o dividir pero estas las haremos de forma manual sumando o dividiendo por nombre de Celda. Ejemplo:  = C1 + C2

Recuerden que el nombre de la celda viene dado por la letra de la columna y el número de fila, en este caso C1 significa columna C fila 1.

Hagamos el archivo con fórmulas.

Empecemos por agregar las columnas necesarias para colocar nuestras formulas para el cálculo y posterior control de Ausentismo, lo haremos al final de nuestra tabla de asistencia.

Agregaremos 3 columnas una para contar la cantidad de ausencias, otra para contar los días que debió laborar  y la otra para colocar el porcentaje de ausentismo.

En este momento nuestra tabla debe verse así:

formulas para el ausentismo

Antes de insertar la primera función de Excel vamos a ver la forma de  calcular el porcentaje de Ausentismo..

También te recomendamos leer la entrada Indice de Ausentismo para aprender más sobre este indicador.

Para el control de  Ausentismo debemos saber  la cantidad de ausencias que presentó el trabajador durante el mes y la cantidad de días que debió trabajar con esos datos podemos aplicar  la siguiente formula:

% Ausentismo= total días hombre de ausencia / total días hombre planificados

Controlemos el Ausentismo con Excel

Vamos a insertar la formula en nuestra tabla para calcular la cantidad de inasistencias el trabajador

Nos paramos sobre la celda donde queremos insertar la función en este caso sobre la primera celda de nuestra columna cantidad de ausencias.

Vamos al menú formulas y luego a Insertar Función y seleccionamos Contar. Si

archivo en excel para control de ausentismo

Nos pedirá que coloquemos el rango es decir de donde a donde vamos a contar los AI.

Así que Sombreamos las celdas que componen el rango:

formulas excel para calculo de ausentismo

Sombreamos desde la celda H3 hasta la celda AL3 (H3:AL3)

Luego seleccionamos el criterio

Aquí hay varios puntos importantes.

  • Por defecto el cursor se queda en el campo de rango dentro del cuadro de dialogo, deben hacer clic sobre el espacio de criterio antes de hacer la selección.

  • Seleccionamos el criterio que deseamos contar en nuestro cuadro de leyenda, en esta caso estamos contando los (podemos hacer click sobre la celda donde está escrito I o poner el valor de la celda a mano)

  • Luego de seleccionar el criterio (I) en este caso es la celda E20 la bloqueamos (bloquemos la celda para que no se corra cuando corramos la fórmula) apretando  F4en el teclado.

Se debe ver así:

formulas excel para calculo de ausentismo

Una vez que presionemos aceptar debemos ver el resultado en la celda donde insertamos la formula

formulas excel para calculo de ausentismo

En la barra de fórmulas podemos ver la fórmula que hemos creado, una manera de leerla es : “cuenta desde la celda H3 hasta la celda AL3  la cantidad de veces que aparece lo que está en la celda E20” en este caso la letra I se repite una sola vez, por lo tanto el resultado es 1.

Continuemos contando las ausencias

Hasta ahora hemos logrado contar la cantidad de veces que se repite la letra I o las Inasistencias, ahora debemos completar la formula ara que cuente también los reposos o la letra R.

Para eso completamos la fórmula de forma manual

Nos paramos sobre la barra de función en la imagen se muestra cual es, y copiamos la formula sin copiar el signo = (Igual)

formulas excel para calculo de ausentismo

Luego agregamos un signo + para sumar las formulas y al lado del signo pegamos lo que copiamos

Fíjense que ambas fórmulas son iguales, hasta ahora esta fórmula nos está contando la cantidad de I que hay en el rango de H3 hasta AL3 y con la que acabamos de agregar vamos a contar la cantidad de R que hay en el mismo rango, pero para eso debemos sustituir la celda E20 por la Celda E21 que donde se encuentra la letra R.

formulas excel para calculo de ausentismo

Luego para contar los PR y PNR repetimos el procedimiento, la fórmula debe quedar de la siguiente manera:

formulas excel para calculo de ausentismo

Con esto ya estamos contando todas las inasistencias del mes, asegúrese de que la celda donde está el valor I / R / PR o PNR se encuentre bloqueado con F4

Ya que ahora solo basta con correr la formula hacia abajo para pegarla en las celdas.

formulas excel para calculo de ausentismo

Con esto hemos aprendido a contar la cantidad de inasistencias de forma automática para hacer el control de ausentismo

Calcular horas trabajadas excel:

Para calcular la cantidad de días que debió trabajar  o calcular horas trabajadas excel, utilizaremos la misma formula CONTAR.SI pero esta vez también contaremos las X que representan los días que laboró

Al contar las X , las I, los PR y los PNR dejando por fuera los días libres obtendremos la cantidad de días que debió trabajar para luego proceder al cálculo de ausentismo.

Nuestra tabla se verá así:

formulas excel para calculo de ausentismo

Ahora solo nos queda hacer el calculo del ausentismo utilizando la fórmula.

Recuerda leer la entrada Indice de Ausentismo para aprender más sobre este indicador.

% Ausentismo= total días hombre de ausencia / total días hombre planificados

En  otras palabras vamos a dividir la cantidad de días que se ausentó entre la cantidad de días que debió trabajar.

En la Celda del % de Ausentismo  escribimos :  =AN3/AO3  esto nos dará un resultado en decimales, solo debemos darle un formato de porcentaje y listo hemos calculado el Ausentismo de forma automática en nuestro archivo de asistencia. ahora solo corre la formula hacia abajo  y habrás terminado.

Se verá de la siguiente manera:

formulas excel para calculo de ausentismo 14